Algemene voorwaarden

§ 1 Toepassingsgebied

(1.) Deze Algemene Voorwaarden (AV) zijn van toepassing op alle zakelijke relaties met onze zakelijke partners (“Cliënt”). De AV zijn alleen van toepassing indien de Cliënt een ondernemer is (§ 14 van het Duitse Burgerlijk Wetboek), een publiekrechtelijke rechtspersoon of een publiekrechtelijk speciaal fonds.

(2) Deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend van toepassing, tenzij in individuele gevallen anders is overeengekomen. Door een bestelling te plaatsen, gaat de klant akkoord met onze algemene voorwaarden. Eventuele tegenstrijdige of afwijkende voorwaarden van de klant zijn alleen bindend voor SMART NUMBERS (hierna SN genoemd) indien deze uitdrukkelijk schriftelijk door SN zijn erkend.

(3) Individuele afspraken die in specifieke gevallen met de klant zijn gemaakt (inclusief nevenafspraken, wijzigingen en aanpassingen) hebben altijd voorrang op deze Algemene Voorwaarden. Behoudens het tegendeel is een schriftelijke overeenkomst of een schriftelijke bevestiging van SN doorslaggevend voor de inhoud van dergelijke afspraken.

(4.) Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle IT- en adviesdiensten die SN levert voor de

Klanten (bijv. IT-consultancy, ontwikkeling, implementatie, training en applicatieondersteuning, workshops).

§ 2 Sluiting van het contract

(1.) Een contract met SN vereist dat de klant een aanbod van SN accepteert, een schriftelijke orderbevestiging van SN ontvangt, of dat SN begint met de uitvoering van de diensten. Indien SN een schriftelijke orderbevestiging verstuurt, is deze bevestiging bepalend voor de inhoud en de omvang van het contract, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

(2.) Wijzigingen, nevenovereenkomsten en aanvullingen, evenals overeenkomsten betreffende kwaliteit of het aanvaarden van garanties, vereisen een uitdrukkelijke en schriftelijke overeenkomst om rechtsgeldig te zijn.

§ 3 Prestatieverplichtingen

(1.) De contractpartijen werken samen in een geest van partnerschap bij de uitvoering van de diensten en onderhouden een regelmatige uitwisseling van informatie.

(2.) Vóór aanvang van de dienstverlening wijst de opdrachtgever een vertegenwoordiger aan die verantwoordelijk is voor het initiëren en coördineren van alle noodzakelijke maatregelen voor de uitvoering van het contract en die het enige aanspreekpunt van SN is voor alle gewone zaken die verband houden met het betreffende contract. Deze vertegenwoordiger van de opdrachtgever is bevoegd om alle verklaringen in verband met het contract te ontvangen en af te geven.

(3.) SN moet de opdrachtgever vooraf schriftelijk in kennis stellen van elke overdracht van de uitvoering van contractuele diensten aan derden (bijv. onderaannemers). De opdrachtgever heeft het recht om binnen zeven werkdagen schriftelijk bezwaar te maken tegen het gebruik van een derde. Het gebruik van de derde mag echter niet zonder redelijke gronden worden geweigerd. Ondernemingen die in de zin van artikel 15 e.v. van de Duitse vennootschapswet (AktG) aan SN zijn gelieerd, worden niet als derden in de zin van dit contract beschouwd.

§ 4 Uitvoeringsperiode

(1.) De uitvoeringstermijnen worden over het algemeen bepaald door de contractuele afspraken.

(2.) Een partij is slechts in verzuim zonder aanmaning indien een bindende termijn is vastgesteld.

(3.) De verplichting om termijnen en data na te komen is afhankelijk van de volledige en tijdige nakoming van de verplichtingen van de andere partij. In dat geval worden latere termijnen van de andere partij dienovereenkomstig verlengd.

(4.) SN is niet verantwoordelijk voor vertragingen als gevolg van overmacht - zie ook artikel 9 (4.).

§ 5 Betalingsvoorwaarden

(1.) Alle overeengekomen prijzen zijn exclusief de op het moment van uitvoering geldende btw.

(2.) Betalingen dienen binnen 14 dagen na ontvangst van de factuur te worden voldaan.

(3.) Tenzij anders overeengekomen, betaalt de cliënt aan SN een vast bedrag per overeengekomen tijdseenheid. Indien een vergoeding op basis van dagtarieven is overeengekomen, wordt deze berekend op basis van een werkdag van acht uur.

(4.) Voor vergoedingen op basis van bestede tijd levert SN bewijs van prestatie door middel van registratiedocumenten.

(5.) SN stelt voor elk betalingsverzoek een controleerbare factuur op, waarop de verleende diensten gedetailleerd worden vermeld.

(6.) Tenzij anders overeengekomen, ontvangt SN een forfaitair bedrag van negen procent van de netto-vergoeding voor reiskosten; een gespecificeerde factuur is niet vereist.

§ 6 Verplichtingen van de cliënt tot samenwerking

(1.) De succesvolle uitvoering van de contractuele IT-diensten vereist intensieve samenwerking. De volgende verplichtingen tot samenwerking en het ter beschikking stellen van middelen zijn de primaire verplichtingen van de klant, die de klant voor eigen rekening en risico dient na te komen: het aanwijzen en garanderen van de beschikbaarheid van een vertegenwoordiger gedurende de looptijd van het contract; het verlenen van de benodigde toegangsrechten aan de medewerkers van SN tot de gebouwen, systemen en softwareprogramma's voor de contractuele diensten; het leveren van de benodigde hardware en software, inclusief de vereiste softwarelicenties; het uitvoeren van regelmatige back-ups van gegevens, overeengekomen tests en het uitvoeren van en deelnemen aan alle noodzakelijke acceptatietests.

(2.) De opdrachtgever stelt de aannemer onmiddellijk op de hoogte indien hij fouten of onregelmatigheden ontdekt in verband met de verwerking van gegevens door de aannemer.

(3.) Indien er een verplichting bestaat om informatie aan derden te verstrekken op grond van artikel 33 en 34 van de AVG of enige andere wettelijke meldingsplicht die op de cliënt van toepassing is, is de cliënt verantwoordelijk voor de naleving van die verplichting.

§ 7 (Gedeeltelijke) aanvaarding

(1.) De klant is verplicht de diensten van SN te accepteren, voor zover dit noodzakelijk is. Kleine gebreken die de geschiktheid van de dienst voor het contractueel overeengekomen doel niet ernstig belemmeren, geven de klant geen recht om de acceptatie te weigeren. Dit laat het recht van de klant om wettelijke garantieclaims in te dienen onverlet.

(2.) Aanvaarding wordt geacht te zijn verleend indien (a.) de cliënt aanvaarding verklaart in strijd met

(a) de hierboven genoemde § 7 (1.) of weigert deel te nemen aan een gezamenlijke acceptatietest ondanks een tijdig verzoek; (b.) de klant verklaart na het uitvoeren van een gezamenlijke acceptatietest de acceptatie niet schriftelijk of weigert de acceptatie schriftelijk met een specifieke beschrijving van de gebreken die acceptatie belemmeren, ook al heeft SN hem daartoe verzocht binnen een termijn van ten minste zeven werkdagen.

(3.) SN heeft recht op gedeeltelijke acceptatie in het geval van zelfstandige gedeeltelijke diensten. 3

(4.) Intellectuele diensten die acceptatie vereisen, worden geacht te zijn geaccepteerd, tenzij de klant binnen 30 dagen na levering uitdrukkelijk schriftelijk bezwaren uitspreekt met vermelding van de gebreken. Indien een bezwaar van de klant ongegrond blijkt, komen de daaruit voortvloeiende kosten voor rekening van de klant, tenzij de klant slechts lichte nalatigheid heeft begaan. Diensten, met name advies- en ondersteuningsdiensten, zijn niet onderworpen aan acceptatie, tenzij de eis tot acceptatie van de dienst uitdrukkelijk is opgenomen. SN zal eventuele gebreken die acceptatie belemmeren onmiddellijk verhelpen en de betreffende dienst opnieuw ter acceptatie aanbieden. De voorgaande bepalingen zijn overeenkomstig van toepassing op elke hernieuwde acceptatie.

(5.) In geval van gebreken die acceptatie belemmeren, krijgt SN ten minste drie mogelijkheden om de gebreken binnen redelijke termijnen te verhelpen. De opdrachtgever verleent SN toegang tot het te leveren object met het oog op het opsporen en verhelpen van de gebreken, naar keuze van SN, hetzij direct en/of door middel van gegevensoverdracht op afstand.

(6.) Indien de nakoming van de overeenkomst ook na het verstrijken van de derde redelijke termijn nog niet is gelukt, kan de opdrachtgever – onverminderd eventuele bestaande vorderingen tot schadevergoeding – de overeengekomen vergoeding verlagen of de overeenkomst ontbinden. De verplichting van SN tot betaling van schadevergoeding of vergoeding van de kosten van de opdrachtgever is definitief geregeld in artikel 9.

§ 8 Garantie, Beperkingstermijn

(1.) De rechten van de cliënt uit hoofde van artikel 634 nr. 2 tot en met 4 van het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB) gelden slechts onder de voorwaarden van artikel 7 (5.); artikel 9 is ook van toepassing op schadevergoeding en onnodig gemaakte kosten.

(2.) De klant kan alleen om ontbinding van het contract vragen in geval van gebreken die hem het recht zouden hebben gegeven de aanvaarding te weigeren op grond van artikel 7.

(3) De wettelijke verjaringstermijnen zijn van toepassing op de vorderingen van de contractpartijen, tenzij hieronder anders is bepaald.

(4.) De verjaringstermijnen zijn, behalve in gevallen van opzet, grove nalatigheid, persoonlijk letsel en vorderingen op grond van de Wet productaansprakelijkheid: In het algemeen geldt voor rechten voortvloeiend uit materiële gebreken: 12 maanden vanaf het begin van de wettelijke verjaringstermijn; voor vorderingen voortvloeiend uit gebreken in de titel: 12 maanden vanaf het begin van de wettelijke verjaringstermijn, tenzij het gebrek in de titel betrekking heeft op een zakelijk recht van een derde op grond waarvan deze de teruggave van de diensten van SN kan eisen; voor vorderingen tot schadevergoeding of vergoeding van nutteloze kosten die niet gebaseerd zijn op materiële of juridische gebreken: 12 maanden vanaf het begin van de wettelijke verjaringstermijn.

§ 9 Aansprakelijkheid, Overmacht

(1.) SN is aansprakelijk voor opzet en grove nalatigheid. Bovendien is SN aansprakelijk voor de nalatige schending van verplichtingen waarvan de nakoming essentieel is voor de goede uitvoering van de overeenkomst, waarvan de schending het bereiken van het contractuele doel in gevaar brengt en waarop de klant doorgaans mag vertrouwen (hoofdverplichtingen). In dit laatste geval is SN echter slechts aansprakelijk voor voorzienbare, typische contractuele schade. Hetzelfde geldt voor plichtsverzuim door onze functionarissen, werknemers en ander personeel, vertegenwoordigers en hulppersonen. Aansprakelijkheid voor gederfde winst is uitgesloten. Bovendien is de aansprakelijkheid voor materiële schade, voor zover de typische, voorzienbare contractuele schade niet lager is, beperkt tot een maximum van € 250.000 per vordering. De bovengenoemde uitsluitingen van aansprakelijkheid zijn niet van toepassing op letsel aan leven, lichaam of gezondheid. De aansprakelijkheid op grond van de Wet productaansprakelijkheid (ProdHG) blijft onverminderd van kracht.

(2.) Indien de schade zowel aan de schuld van SN als aan die van de cliënt kan worden toegeschreven, moet laatstgenoemde een aftrek accepteren voor zijn eigen schuld. 4

(3.) SN is alleen aansprakelijk voor gegevensherstel indien de klant ervoor heeft gezorgd dat verloren gegevens met redelijke inspanning kunnen worden hersteld. De klant is daarom verplicht om regelmatig, met tussenpozen die geschikt zijn voor de toepassing, een back-up te maken van gegevens en programma's.

(4.) SN is niet aansprakelijk in geval van overmacht – zoals met name oorlog, burgerlijke onrust, natuurrampen/natuurkrachten, brand, sabotage, vliegtuigongelukken op het terrein van datacenters waar systemen voor de klant worden beheerd, epidemieën, quarantaine, overheidsmaatregelen, stakingen, lockouts of soortgelijke gebeurtenissen – voor vertragingen of het niet nakomen van haar contractuele verplichtingen.

(5.) Onder gevallen van overmacht worden ook aanvallen op computersystemen van SN en de klant en op individuele computers van SN en de klant, alsmede op cloudsystemen van buitenaf, die niet met een technisch en economisch redelijke inspanning volgens de stand van de techniek kunnen worden afgeweerd en die de functionaliteit van het getroffen computersysteem in meer dan verwaarloosbare mate aantasten.

(6.) SN is ontheven van haar prestatieverplichtingen gedurende de periode van een belemmering voor de uitvoering zoals gedefinieerd in artikel 9 (4.) en artikel 9 (5.). Indien het bedrijf door overmacht langer dan een maand niet in staat is de bestelling uit te voeren of de goederen te leveren, heeft de klant het recht de overeenkomst te ontbinden.

§ 10 Vertrouwelijkheid, gegevensbescherming

(1.) De contractpartijen verbinden zich ertoe alle items (bijv. software, documenten, informatie) die zij van de andere contractpartij ontvangen of waarvan zij kennisnemen vóór of tijdens de uitvoering van dit contract, en die wettelijk beschermd zijn, handels- of bedrijfsgeheimen bevatten of als vertrouwelijk zijn aangemerkt, ook na beëindiging van dit contract als vertrouwelijk te behandelen, tenzij deze items publiekelijk bekend zijn zonder schending van de geheimhoudingsplicht. De contractpartijen zullen deze items zodanig opslaan en beveiligen dat toegang door derden wordt voorkomen. (2.) De opdrachtgever zal de contractuele items alleen toegankelijk maken voor werknemers en andere derden die toegang nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden. De opdrachtgever zal deze personen informeren over het vertrouwelijke karakter van de items.

(3.) SN voldoet aan alle vereisten op het gebied van gegevensbescherming, in het bijzonder de bepalingen van de Duitse Telemediawet en de Duitse Federale Wet op de Gegevensbescherming. Persoonsgegevens van de klant worden over het algemeen alleen opgeslagen voor de verwerking en uitvoering van de bestelling en worden niet aan derden verstrekt. De klant heeft het recht om de bij het sluiten van de bestelling verleende toestemming voor de opslag van zijn persoonsgegevens te allen tijde schriftelijk of in tekstvorm in te trekken.

(4.) SN kan de cliënt als referentieklant aanwijzen na succesvolle voltooiing van de diensten.

(5.) SN zal de verplichtingen met betrekking tot gegevensbescherming en vertrouwelijkheid die voortvloeien uit dit contract ook schriftelijk meedelen aan de betrokken derde partij (bijv. onderaannemers) en op verzoek hiervan schriftelijk bewijs aan de klant verstrekken.

§ 11 Bescherming van intellectuele eigendom, eigendomsrechten

(1.) SN verleent de opdrachtgever het eigendom van de op grond van het contract permanent te leveren artikelen (met uitzondering van software) bij de creatie ervan en in de respectievelijke verwerkingsfase, mits de opdrachtgever de overeengekomen vergoeding hiervoor heeft betaald.

(2.) SN verleent de klant eenvoudige, overdraagbare, onbeperkte gebruiksrechten, in termen van tijd, plaats en inhoud, op resultaten die individueel en exclusief voor de klant zijn ontwikkeld, in het bijzonder op software en andere auteursrechtelijk beschermde werkresultaten die individueel voor de klant zijn gecreëerd, onder voorbehoud van volledige betaling van de overeengekomen vergoeding.

(3.) Ongeacht de omvang van de overdracht van rechten aan de klant, is het SN toegestaan, behoudens andere overeenkomsten en met inachtneming van de geheimhoudingsverplichtingen onder artikel 10, ideeën, concepten, verworven knowhow, enz. te gebruiken voor de verdere ontwikkeling van software en in het kader van opdrachten van andere klanten.

§ 12 Beëindiging van het contract

(1.) De klant kan een bestelling te allen tijde met een opzegtermijn van twee weken beëindigen. In geval van beëindiging heeft SN recht op volledige betaling voor de tot de ingangsdatum van de beëindiging verleende diensten, alsmede 25% van eventuele aanvullende overeengekomen vergoedingen. Artikel 648 van het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB) is niet van toepassing.

(2.) Opzeggingen moeten schriftelijk worden gedaan overeenkomstig de wet.

§ 13 Verrekening, retentierechten

De cliënt heeft slechts recht op verrekening indien zijn tegenvorderingen wettelijk zijn vastgesteld of onbetwist zijn. De cliënt heeft slechts recht op retentie voor zover zijn tegenvordering is gebaseerd op dezelfde contractuele relatie.

§ 14 Plicht tot loyaliteit, recht om instructies te geven

(1.) De partijen verbinden zich ertoe elkaar loyaal te behandelen. Zij stellen elkaar onmiddellijk op de hoogte van alle omstandigheden die zich tijdens de samenwerking voordoen en die van invloed kunnen zijn op de uitvoering van de diensten. In het bijzonder onthouden de partijen zich van het actief werven of in dienst nemen (bijvoorbeeld als freelancers of als werknemers van een derde partij) van werknemers van de andere partij die betrokken zijn of waren bij de uitvoering van de overeenkomst, met inbegrip van freelancers en zelfstandigen. Deze verplichting geldt ook gedurende een periode van twaalf maanden na de beëindiging van de overeenkomst.

(2.) Bovendien verbinden de partijen zich ertoe de andere partij onmiddellijk op de hoogte te stellen van elk voornemen tot beëindiging of wijziging van de arbeidsovereenkomst van werknemers die zijn aangesteld om het contract uit te voeren, dat hen ter kennis komt.

(3.) SN levert haar diensten zelfstandig en op eigen verantwoordelijkheid. De door SN ingezette medewerkers zijn uitsluitend onderworpen aan het recht van SN om instructies te geven.

§ 15 Slotbepalingen

(1.) Wijzigingen en aanvullingen op deze overeenkomst moeten schriftelijk worden vastgelegd. Aan deze schriftelijke vormvereiste kan alleen schriftelijk worden onttrokken. Verzending in tekstvorm, met name per fax of e-mail, is voldoende om aan de schriftelijke vormvereiste te voldoen.

(2.) De wetten van de Bondsrepubliek Duitsland zijn van toepassing, met uitzondering van het VN-Verdrag inzake internationale koopovereenkomsten (CISG). De plaats van uitvoering en de bevoegdheid voor alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met dit contract, is Öhringen.

(3.) Indien een of meer van de bovenstaande bepalingen ongeldig zijn of worden, heeft dit geen invloed op de geldigheid van de overige bepalingen.